Progettare un archivio in poche semplici mosse

Come abbiamo illustrato in un precedente post, l’archivio va considerato come uno strumento essenziale per la vita diun’azienda.

Come si valuta l’esistenza di un archivio?

Occorre innanzitutto considerare che l’archivio nasce spontaneamente, quale sedimentazione di documenti prodotti dall’attività pratica, amministrativa, giuridica dell’azienda. I documenti possono essere di vario tipo: registri del personale, contratti, bilanci, documenti amministrativi, corrispondenza, piani marketing, fotografie, progetti tecnici, materiali pubblicitari, ecc. È opportuno ricordare che i documenti possono presentarsi su diversi supporti –  cartacei e digitali – e che anche gli oggetti e i servizi prodotti dall’azienda costituiscono parte integrante dell’archivio!

In base alle dimensioni dell’azienda, la produzione dei documenti può essere più o meno organizzata e la sedimentazione degli stessi può essere più o meno curata.

Un professional organizer può aiutarvi a valutare la situazione all’interno della vostra azienda.

La condizione ideale è che i documenti siano prodotti e titolati correttamente, oltre che organizzati in modo da essere facilmente reperibili in caso di necessità. Questo significa che l’archivio – sia esso cartaceo, digitale o di prodotto – necessita di spazio… e lo spazio, si sa, costa.

La corretta archiviazione dei documenti può essere considerata una forma di assicurazione sul futuro: con il termine assicurazione “ci si riferisce a un determinato tipo di contratto avente a oggetto la garanzia contro il verificarsi di un evento futuro e incerto (rischio), generalmente dannoso per la propria salute o patrimonio”. Così come siamo disposti a dedicare un budget per coprire un’assicurazione sulla vita, sulla casa, sull’auto, possiamo pensare di dedicare delle risorse all’archivio come copertura dei rischi derivanti dalla perdita dei documenti importanti. Possiamo altrimenti considerare l’archivio come una miniera di informazioni utili alla valorizzazione del marchio: in questo senso, i fondi destinati all’archivio possono essere paragonati a un investimento pubblicitario. Per chi dispone di un bilancio sociale, inoltre, l’esistenza di un archivio storico può influenzare in senso positivo la reputazione aziendale.

Una volta che l’azienda abbia stabilito l’importanza della corretta conservazione dei documenti, è opportuno pianificare dove collocare l’archivio. Gli archivi cartacei si misurano in metri lineari, immaginando lo spazio occupato dalle pratiche poste in verticale: uno scaffale medio di un metro di larghezza con 5 ripiani, sarà in grado di ospitare 5 metri lineari di archivio, pari a circa 55 raccoglitori standard. Le misure saranno utili per fare una stima dello spazio necessario, a cui andrà aggiunto uno spazio vuoto da destinare all’espansione futura: è utile in questo senso stimare quanto spazio occupano le pratiche di un anno e moltiplicare per almeno 10 anni di espansione. Sembra un’esagerazione? Considerate che, una volta fatto l’investimento iniziale per l’archivio, è statisticamente improbabile che l’azienda rinnovi l’investimento prima di un decennio! Ricordiamo inoltre che scantinati e sottotetti, normalmente prediletti per gli archivi in quanto aree difficilmente utilizzabili a scopi produttivi o di rappresentanza, sono in realtà molto rischiosi perché più soggetti ad allagamenti rispetto ad altri locali. Infine, non sottovalutiamo il peso della carta e verifichiamo che il pavimento della sala in cui andremo a collocare il nostro archivio possa reggere almeno 600 kg/mq se le scaffalature sono statiche, e almeno il doppio se disponiamo di un archivio compattato. Maggiori dettagli sulla portata e i requisiti strutturali di un archivio sono disponibili nei documenti delle Soprintendenze Archivistiche.

Immaginiamo di avere un insieme di faldoni da spostare: sarà necessario pianificare gli spazi per il nuovo archivio, simulando “dove mettere cosa”: questo ci aiuterà a progettare gli scaffali, a definire le altezze dei ripiani, a valutare l’uso di cassettiere, griglie, armadi speciali, ovvero ad acquistare le forniture nel giusto numero e nelle corrette dimensioni. Qualora la quantità di documenti da trasferire sia ingente, è facile comprendere come una preventiva pianificazione eviti un’ingestibile confusione al momento del trasloco! Si potrà quindi realizzare una pianta del locale e immaginare la disposizione delle scaffalature; con colori diversi si potranno individuare le sezioni da dedicare a ogni ufficio produttore. Sviluppando la pianta in verticale, si potranno rappresentare frontalmente le scaffalature in modo da simulare le altezze corrette dei ripiani. Una inutile perdita di tempo? Assolutamente no! Anzi, un enorme risparmio di tempo e di energia quando verrà il momento del trasloco!

Traslocare non significa solo spostare, ma spostare in modo efficiente. Questa fase può richiedere personale esterno specializzato: affinché il preventivo del fornitore sia il più possibile preciso, occorre fornire dati puntuali. Sapere che tipo di materiale andrà trasferito (carta, oggetti, materiali fragili, ecc.); quanto (numero di dossier, numero di scatole o metri lineari); dove (stessa sede, altra sede interna, sede esterna); in che ordine e in che modo (da scatola a scaffale, da scaffale a scaffale, ecc.), consentirà al fornitore di avvicinarsi il più possibile al costo effettivo del servizio, senza sorprese “a consuntivo”. Il lavoro preliminare di conteggio, valutazione e pianificazione, avrà quindi un ulteriore aspetto positivo: quello economico.

Al momento del trasloco, sarà opportuno che il personale aziendale interno segua la società esterna di traslochi, per dare indicazioni precise sull’inscatolamento e sulla ricollocazione a scaffale, utilizzando le piante e le sezioni precedentemente realizzate. Sarà opportuno inoltre, in questa fase, appuntare nella lista dei dossier la loro collocazione a scaffale, in modo da renderne agevole il reperimento al momento del bisogno. Se non si hanno a disposizione programmi appositi, un file Excel sarà assolutamente da preferire a un file Word in quanto darà la possibilità di ordinare i record, selezionarli, filtrarli in base a necessità.

Questi brevi consigli derivano dall’esperienza sul campo, relativa al trasferimento di un archivio aziendale di circa 1000 metri lineari: il progetto ha comportato un enorme lavoro preventivo, finalizzato alla massima ottimizzazione dell’investimento. Non dimentichiamo che le aziende vivono per fare business e che gli archivi vanno considerati strumenti attivi e supportivi allo scopo.

In base alla propria esigenza, è possibile contattare l’archivista o il professional organizer per una consulenza specifica!

Anna Scudellari

archivista e professional organizer

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