L’importanza dell’archivio per un’azienda

 

L’archivio è uno strumento essenziale per la vita di un’azienda, sia essa piccola o grande, giovane o storica.

In una prima fase, i documenti prodotti quotidianamente vengono conservati per consentire lo svolgimento della pratica a cui fanno capo: si parla in questo caso di archivio corrente. L’azienda si trova a conservare i documenti per un periodo successivo alla chiusura della pratica a scopi fiscali e legali: questa fase viene definita archivio di deposito. La vita di un documento può protrarsi ulteriormente nel tempo, nel caso esso abbia una valenza testimoniale sull’operato dell’azienda stessa: entriamo qui in un terzo ambito, quello dell’archivio storico.

La figura professionale che si occupa dell’archivio è l’archivista, che può fornire all’azienda il necessario supporto nelle varie fasi di vita del documento.

Come archivista, all’interno dell’azienda per cui lavoro, mi preoccupo di sensibilizzare i colleghi affinché i documenti prodotti siano correttamente formulati, titolati e sistemati all’interno della pratica in modo da essere facilmente ritrovati.

Scopo primario dell’archivio è la conservazione, finalizzata alla facilità di reperimento delle informazioni in caso di necessità (come ad esempio per un controllo fiscale o per un’esigenza interna di analisi di una vecchia pratica).

Il passaggio dall’archivio corrente all’archivio di deposito spesso comporta un trasferimento fisico del materiale, per esempio dall’ufficio in cui il documento è stato prodotto a un magazzino di stoccaggio. In questa fase è mio compito sollecitare la corretta compilazione di una lista di versamento, ovvero la scheda che accompagna i documenti nel passaggio da un archivio all’altro. Le liste di versamento devono indicare il nome del referente, l’ufficio di riferimento, il titolo del dossier trasferito, quando è stato prodotto e quando deve essere distrutto (per esempio dopo cinque anni, dieci anni, mai). La documentazione trasferita, grazie alle liste, potrà anche essere inventariata. In base alle indicazioni fornite all’epoca del versamento, ogni anno avviene lo scarto, che consiste nella distruzione dei documenti non più necessari a fini amministrativi e di legge.

Prima di procedere alla distruzione è però opportuno verificare che le procedure di scarto abbiano tenuto conto del fattore storico: analizzo personalmente le liste annuali di scarto in modo da correggere eventuali errori di attribuzione e mettere al sicuro i documenti importanti. I documenti possono infatti avere nel lungo periodo una ulteriore valenza, quella culturale: si pensi per esempio all’atto di fondazione, ai verbali dei consigli di amministrazione, ai bilanci societari, ai brevetti, alle campagne pubblicitarie, ai campioni del prodotto, eccetera. A distanza di dieci, venti, cinquanta, cento anni, questi e molti altri aspetti contribuiranno a portare in luce i valori aziendali, l’evoluzione dell’azienda e dei processi produttivi, consentiranno di tenere traccia delle pubblicità più efficaci, dei principali successi e insuccessi. A questo scopo è utile creare delle liste di conservazione per ognuno dei dipartimenti aziendali, che indichino le tipologie documentali da conservare “per sempre”, a cui attenersi nella fase finale di passaggio dall’archivio di deposito all’archivio storico.

In che modo quindi le competenze organizzative e la figura dei professional organizer possono essere d’aiuto nello svolgimento di questo lavoro?

Innanzitutto la generazione del documento. È auspicabile che l’azienda sia strutturata in modo da avere un record management system che dia indicazioni chiare sulle modalità di produzione e conservazione dei documenti, a cui tutti si possano attenere. Qualora questa procedura non sia codificata, la conoscenza di metodi organizzativi porterà alla persona che crea il documento maggiori vantaggi in termini di efficienza e competitività: i P.O. possono fornire utili indicazioni per migliorare la propria organizzazione nel lavoro d’ufficio.

Per chi in azienda si occupa dell’archivio di deposito, occorre ricordare che, oltre alla corretta gestione delle liste di versamento e degli inventari, sarà necessario disporre di strumenti organizzativi per la gestione degli spazi e per la movimentazione del materiale, sia nella attività generale sia in caso di specifica richiesta per la consultazione di un documento.

Le competenze da P.O. mi hanno sicuramente aiutata per sviluppare al meglio un recente macroscopico progetto aziendale, ovvero la ristrutturazione di un locale ove trasferire l’archivio storico e il conseguente trasloco dei materiali. I lavori sono durati un anno, con l’intervento di numerosi fornitori esterni per la realizzazione dei lavori di cantiere. Il trasloco per la movimentazione dei contenuti dell’archivio è andato avanti per diciannove giorni lavorativi, con l’impiego di una squadra di cinque persone. Al termine del progetto, circa un chilometro lineare di documenti e oggetti ha trovato una nuova collocazione con numerosi vantaggi: migliori condizioni di conservazione dei materiali, maggiore facilità nel reperimento delle informazioni, maggiori contenuti da utilizzare per lo sviluppo di progetti aziendali.

Infine, le attività connesse all’archivio storico, comprendono compiti di ricerca e valorizzazione: per chi se ne occupa sarà quindi consigliabile disporre di metodi per lo studio dei testi e l’organizzazione di mostre ed eventi.

A seguito del progetto aziendale descritto sopra, un più agevole accesso alla documentazione conseguente il trasloco ha dato immediatamente i suoi frutti: sono state “riscoperte” informazioni e immagini utili alla realizzazione di una mostra, che è stata progettata, curata e allestita a cura della squadra dell’archivio storico ed esposta presso i musei aziendali, con un notevole successo di pubblico.

L’archivio costituisce a tutti gli effetti un vantaggio strategico per l’azienda, dall’atto di generazione del documento al suo uso a fini storici. Un’azienda che cura il proprio archivio ottiene vantaggi competitivi in vari ambiti: recupero delle informazioni, utilizzo delle risorse, organizzazione interna, comunicazione esterna, reputazione. L’applicazione dei metodi organizzativi è un complemento fondamentale per chi si occupa di un archivio, dal titolare dell’azienda che ne comprende il valore e ne sollecita la corretta gestione, al manager che dà vita col suo operato alle strategie aziendali, dall’impiegato che crea la documentazione necessaria per l’attuazione dei progetti, all’archivista stesso che si occuperà della conservazione e dello studio a fini di valorizzazione.

In base alla tua esigenza, contatta l’archivista  o il professional organizer più vicino a te!

di Anna Scudellari, archivista e professional organizer

www.zamipo.it

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