Una scadenza può essere generatrice di un ritmo di lavoro positivo e produttivo?
Impara a guardarla con gli occhi dei P.O..

Per molte persone la parola scadenza porta con sé ansia, stress e spesso fa rima con la parola ieri.

In quest’articolo voglio farti vedere come, al contrario, una scadenza ben impostata è un valido alleato per il tuo lavoro e anche per quello di chi lavora con te.

Facciamo subito una piccola specifica: definire le scadenze non è facile, richiede di avere una buona visione globale sulle cose da fare e anche di avere ben chiare quali sono le cose importanti per sé.

Proprio per questo, la scadenza, deadline per dirla in inglese che suona ancor più temibile, è uno dei temi nei quali la mia figura professionale può essere d’aiuto. I P.O. che si occupano di gestione del tempo, sia in ambito lavorativo che nelle incombenze quotidiane, possono essere un supporto proprio nel far capire come sfruttare questo importante strumento.

Sì, hai capito bene: come far diventare la scadenza una cosa positiva, un vero strumento per dare ritmo e produttività alle tue giornate.

Ma prima di farti vedere come, vediamo in che senso la scadenza è uno strumento di lavoro.

Pianificazione a gambero e Gantt

La scadenza è un valido aiuto nella pianificazione dei compiti, lavorativi e personali, ti dà un limite per capire quando è il momento di iniziare a dedicarti a un lavoro.

Se ad esempio sai che hai programmato un incontro per il tal giorno e devi preparare dei materiali, va da sé che ci dovrai lavorare prima di quel momento. Ma decidere se farlo il giorno prima o una settimana prima dipende solo da te, e dalle altre scadenze interne che hai definito con il tuo gruppo di lavoro.

Ecco che questa è un’importante consapevolezza e, in termini di pianificazione, io la chiamo “pianificazione a gambero”. Una volta definita la scadenza, cioè, devi andare a ritroso per definire tutte le cose necessarie da fare per ottenere quel risultato in tempo e devi stabilire quando fare cosa.

In una progettualità più ampia si sfruttano strumenti complessi proprio per gestire questo concetto. Lo strumento al quale mi riferisco è il Gantt, che è utile per capire sia i carichi di lavoro, sia cosa va fatto prima e cosa dopo, e, in seconda battuta, è molto utile anche per una buona pianificazione a gambero. Raramente viene sfruttato in questo modo, il più delle volte la pianificazione si fa in avanti, magari comprimendo il tempo dedicato ad alcuni compiti.

Al contrario, progettare all’indietro è utile per gestire tanti progetti insieme rendendoli sostenibili nel loro insieme e non solo singolarmente.

In sintesi, procedere a ritroso, che sia con la pianificazione a gambero o con un Gantt ben fatto, aiuta a capire quando è necessario iniziare a fare qualcosa per finire in tempo, con serenità e raggiungendo tutti gli obiettivi prefissati.

Compiti delegati e ricevuti: per quando?

La scadenza è uno strumento fondamentale per gestire il lavoro delegato, sia per il delegante che per il delegato, vediamo come.

Nel momento in cui deleghi qualcosa è opportuno che tu dica anche per quando hai necessità che quel compito sia fatto o quando vuoi ritrovarti con la persona a cui hai delegato qualcosa per confrontarti sul tema oggetto di delega.

Fino a quel momento tu, delegante, non dovrai interrompere il lavoro della persona delegata, e, a sua volta, lei non avrà diritto di interferire nel tuo lavoro. In questo senso la scadenza dà ritmo al lavoro di entrambi e permette alle due figure, delegato e delegante, di organizzare in autonomia il proprio lavoro.

Che tu sia chi delega o chi riceve la delega, stabilire i tempi di lavoro è utile per tutti. La domanda “per quando?” non è quindi una richiesta scomoda, ma al contrario significa tener conto delle proprie e altrui necessità per pianificare il lavoro di tutte le figure coinvolte nella realizzazione di quel progetto.

Una scelta condivisa, una scelta sostenibile

Il problema delle scadenze è renderle sostenibili, per tutti. Per questa ragione vanno definite insieme, cosicché ogni figura coinvolta possa valutare la propria situazione generale, i fronti aperti e le incombenze già a proprio carico.

Solo guardando consapevolmente l’intero quadro è infatti possibile dare delle scadenze realistiche che tengano conto delle necessità di tutte le figure coinvolte.

Questi aspetti di sostenibilità personale e di gestione del tempo sono spesso la chiave della gestione delle scadenze. È facile decidere di volere tutto e subito e, allo stesso modo, di rimandare sempre troppo in là le cose e non mettere mano ai progetti se non all’ultimo. A queste normali abitudini si aggiunge spesso la cattiva stima del tempo necessario per fare qualcosa, che porta a lavorare sotto o, peggio, oltre la scadenza.

La figura del professional organizer entra in gioco proprio qui: lavorando con le persone sulla loro consapevolezza delle proprie priorità, sulla valutazione del carico di lavoro complessivo e su una corretta stima del tempo impiegato a svolgere le attività, può dare valore alla scadenza come strumento di gestione del tempo.

La famosa scadenza per ieri perde di significato, la figura del professional organizer cambia la prospettiva: non toglie ansia e paura nell’affrontare le scadenze, lavora a monte sulla gestione del tempo e fa in modo che le scadenze siano necessarie e utili, le rende generatrici di un ritmo di lavoro e di vita positivo e produttivo!

Selina Angelini

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