L’organizzazione a supporto dei processi in famiglia
Tutti sappiamo cosa sia una famiglia ma ciascuno di noi associa questa parola alla sua esperienza più vicina. Esistono in realtà tante tipologie di famiglie, la cui vastità è ben racchiusa nella seguente definizione, estratta dal dizionario Treccani: “In senso ampio, comunità umana, diversamente caratterizzata nelle varie situazioni storiche e geografiche, ma in genere formata da persone legate fra loro da un rapporto di convivenza, di parentela, di affinità”. Ma c’è un altro aspetto della famiglia meno considerato, cioè la sua funzione di azienda di erogazione, che ha come scopo il diretto soddisfacimento dei bisogni dei propri membri.
L’organizzazione ci viene in supporto per far funzionare, nel modo più ottimale possibile, i processi in famiglia e poter quindi raggiungere tale scopo.
Vediamo insieme come.
La famiglia come prima azienda di erogazione
La famiglia è stata la prima forma di azienda di erogazione. La storia ci racconta come in passato ciascuna famiglia producesse ciò di cui aveva bisogno. Si coltivavano i campi per far germogliare la terra, si allevava il bestiame per avere cibo, si cucivano gli abiti per vestirsi. La casa rappresentava davvero tutto, vita privata e vita lavorativa erano un’unica cosa.
Con il passare degli anni le cose iniziarono a cambiare, fino ad arrivare alla situazione odierna. Basta pensare al ruolo della donna, l’infrastruttura della casa, l’incremento del tasso di educazione, l’innovazione tecnologica, sono solo alcuni tra i cambiamenti più significativi che hanno portato ad una maggiore necessità di organizzarsi. Ci sono infatti degli aspetti da considerare che hanno portato alla necessità di efficientare i processi alla base della vita in famiglia.
L’organizzazione è flessibile, evolve con noi
Mentre prima le attività erano accentrate (casa e lavoro erano spesso nello stesso luogo, dando vita ad un unico punto logistico, in cui la produzione e la consumazione non conoscevano distanza), oggi la stragrande maggioranza delle famiglie si sposta per acquistare ciò di cui ha bisogno.
Questa nuova direzione ha visto anche un cambiamento logistico, sono infatti aumentati gli spostamenti, costringendo le famiglie a trovare un giusto equilibrio tra vita privata e vita lavorativa.
Lo scenario attuale si basa da un lato sulla decentralizzazione dei luoghi in cui si svolgono le diverse attività, dall’altro sull’aumento del numero di tali attività. Risulta quindi chiara la necessità di doversi organizzare per impiegare in modo ottimale le proprie energie e risparmiare tempo prezioso, a dimostrazione che l’organizzazione è uno strumento flessibile, che evolve con le nostre esigenze.
L’organizzazione a supporto dei processi in famiglia
Le esigenze di una ciascuna famiglia sono diverse ma all’interno della vita familiare ci sono degli aspetti che sono sempre presenti.
In particolare, ci sono alcuni processi che grazie alla loro esecuzione permettono il soddisfacimento dei bisogni, siano essi primari, come alimentazione, istruzione, educazione, abbigliamento, che secondari, come servizi secondari per il sostentamento della famiglia ma che concorrono ad aumentarne il benessere.
All’interno dei processi ci sono le attività che svolgiamo tutti i giorni e che, proprio per la loro ripetitività e per la loro prevedibilità, sono largamente pianificabili e ottimizzabili.
Facciamo l’esempio del processo di approvvigionamento e nutrizione, cioè fare la spesa e mangiare, e pensiamo a quali sono le attività ripetitive e come possono essere migliorabili in un’ottica generale di risparmio di tempo e di benessere collettivo, che in questo caso possiamo identificare come mangiar sano e variegato.
Ad esempio, possiamo pianificare la spesa in anticipo, man mano che verifichiamo la necessità di ricomprare qualcosa. Per farlo possiamo utilizzare un’applicazione come Notes, Google Keep, Notion, che permette di condividere la lista con altre persone, il partner, i propri figli, il coinquilino, così da avere in tempo reale l’aggiornamento della situazione. Oppure, se si ha l’abitudine, di fare la spesa online, si può inserire il prodotto da comprare nel carrello virtuale, autenticandosi nel sito del supermercato di fiducia, man mano che ci si rende conto che serve.
Per la parte di preparazione dei pasti, un’ottima abitudine organizzativa è quella di creare un menù della settimana, idealmente durante il week-end precedente o comunque in un momento in cui tutta la famiglia possa partecipare, e preparare in anticipo tutto ciò che si può preparare, in modo da ottimizzare il tempo sia di decisione che di preparazione dei pasti. Un ottimo modo per coinvolgere tutti unendo necessità a preferenze.
Prendiamo un altro esempio, quello della preparazione al mattino.
In questo caso, è preferibile preparare la sera prima tutto ciò che è possibile anticipare, come vestiti, borse e zaini, occorrente per la scuola, borsa per lo sport, così che siano pronti per essere presi. In questo modo il processo decisionale viene svolto in un unico momento, permettendoci di risparmiare non solo tempo ma anche un’altra energia preziosa e limitata, la nostra attenzione. Un’altra cosa da poter fare la sera è preparare la tavola per la colazione che, oltre a far risparmiare minuti preziosi al mattino, è un ottimo modo per iniziare la giornata: è lo spazio che ci accoglie con una coccola, come fossimo in un hotel.
Inoltre, prendersi cinque o dieci minuti la sera per pianificare le attività da svolgere il giorno seguente, sia a livello personale che professionale, permette di rendere più produttiva la nostra giornata e poterci focalizzare sulle attività realmente importanti.
L’organizzazione ci semplifica la vita
Il più delle volte ci concentriamo sui risultati da raggiungere, che sia uscire in orario al mattino o consegnare un documento per un cliente, ma creare un buon processo per arrivare a quello stesso risultato è il segreto per un corretto dispendio di energie e il mantenimento di buone abitudini nel tempo. Il processo, infatti, ci permette di ottimizzare il percorso da seguire, di capire dove intervenire per rendere il cammino più fluido e produttivo, di poter assaporare ogni singolo momento che viviamo. Ecco, l’organizzazione ci aiuta a creare dei processi quotidiani che ci semplifichino la vita.
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