Il potere delle check list

“Cosa faccio nella vita? La Professional Organizer?”

“E cosa vuol dire? Di cosa ti occupi?”

“Organizzo spazi, energie e tem… “

“Ah, sei una di quelle che fa liste per tutto!”

 

Ehm… in effetti è proprio così! Amo le liste e credo possano essere utili in tantissime cose: liste per ricordare gli impegni, liste per svuotare la mente, liste per ordinare, liste per mettere nero su bianco i pensieri!

Il bello delle liste è che le puoi fare come ti pare

Possono essere elenchi puntati, ma anche disegni o semplicemente insiemi di cose simili: hai mai provato a fare la lista della spesa con una raccolta di immagini? Così non dovrai più scendere nei dettagli per ricordare il tipo di pasta da comprare ?

Ma ci sono delle liste ancor più speciali che permettono di aiutarti in tante occasioni e sono le check list!

In cosa sono diverse dalle liste? Le check list aiutano in compiti che si ripetono e quando vuoi proprio essere certo di non dimenticare nulla. Sono un po’ come delle istruzioni per l’uso in cui passo passo ti viene detto ciò che devi fare.

Si tratta, infatti, di un elenco semplice e snello che vicino ha uno spazio per una spunta. In questo senso è una lista un po’ speciale, perché non la devi rifare ogni volta, anzi di volta in volta non dovrai che segnare la spunta. Ovviamente potrai migliorarla, aggiungendo o togliendo delle righe o specificandone meglio il contenuto, ma la struttura rimarrà sempre la stessa.

La più usata

Un esempio di una check list che usiamo molto spesso è la lista per fare la valigia. Se prepari la lista per andare al mare, è molto probabile che quando farai un secondo viaggio verso una calda spiaggia assolata userai la stessa lista. Cambierà il numero di capi in funzione dei giorni, ma la tipologia rimarrà sempre la stessa.

Al lavoro

Ampliando un po’ la visione ecco che la check list può tornare utile anche in tanti compiti di lavoro. Tutti quelli che fai più di una volta e dei quali vuoi tenere traccia, monitorando i singoli passaggi per sapere se sono stati fatti o meno. È davvero utile se, ad esempio, si tratta di un compito che devi fare tutti i giorni come una rassegna stampa, o regolarmente, come controllare delle statistiche del sito internet o dei social.

Basterà compilare la lista di tutte le cose che fai, dettagliandole in sequenza e poi, ogni volta che hai fatto un punto, lo segni, così anche se vieni interrotto da una telefonata o da un compito urgente (realmente urgente ?), poi non dovrai ricominciare daccapo se hai perso il filo, ma basterà fare il punto sulla tua check list.

Se poi hai appena iniziato un lavoro nuovo direi che è molto utile anche per non perdere di vista nessun compito da fare. Hai presente quando hai paura di scordare qualcosa e per esserne certo rivedi tutto mille volte? Ecco che la check list è dalla tua parte e ti aiuta a tenere traccia di ciò che è fatto e di ciò che manca.

Ti aiuta anche a memorizzare i passi che devi fare, perché è ogni volta che completi la check list ripassi il compito e tutte sue le istruzioni, così nel tempo non ti servirà più.

E per finire un’altra applicazione: nel lavoro di gruppo. Se non vuoi ogni volta dover fare il punto chiedendo a tutti, puoi decidere con i tuoi colleghi di fare una check list condivisa dove ognuno aggiorna il proprio stato di lavoro, segnando quando il compito assegnato è stato completato, così basterà un’occhiata e saprai cosa è stato fatto e cosa no.

Sì, sono una patita di liste e anche di check list, perché se le crei correttamente aiutano il lavoro, semplificano la comunicazione e, per tutto ciò che è un lavoro nuovo, aiutano a imparare la sequenza dei vari compiti e nel tempo non saranno nemmeno più necessarie!

Provare per credere, parola di Professional Organizer!

Selina Angelini

 

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