Tutto quello che c’è da sapere sullo spazio di lavoro in casa

Premessa

Questo è il libro che devi assolutamente leggere se ti occupi di organizzazione in ambito lavorativo o semplicemente se hai necessità di riorganizzare al meglio lo spazio nel quale svolgi il tuo lavoro come professionista.

Esattamente come il podcast “Work better” – che allo stesso modo ti consiglio di ascoltare – il libro di Chiara Battaglioni è caratterizzato da un’estrema chiarezza espositiva e dalla capacità di rendere semplici e lampanti concetti che molto spesso si danno per scontati e che, proprio per questo, risultano più difficili da modificare.

Il sogno di lavorare in uno spazio organizzato nasce sempre da un’esigenza specifica: non ci si imbatte in un progetto di riorganizzazione dello spazio di lavoro per un capriccio o passatempo, ci si arriva gradualmente, dopo essere giunti a una nuova consapevolezza.

Lo spazio, infatti, deve creare le condizioni giuste perché tu possa lavorare senza perdite di tempo e con il supporto di tutto quello che ti occorre, avendolo a portata di mano.

Ovviamente non tutti hanno la possibilità di dedicare una stanza o un’area specifica in casa al lavoro e, proprio per questo, nel libro troverai i consigli giusti per ottimizzare lo spazio a disposizione cercando nelle varie situazioni “le giuste vibrazioni”.

L’ispirazione

L’autrice mette a disposizione del lettore il link della bacheca Pinterest che ha creato nel tempo partendo dal proprio ideale di “ufficio in casa” e che poi, racconta nel libro, ha utilizzato per creare il proprio spazio di lavoro.

Mettere da parte, salvare e poi andare a rivedere immagini che ci hanno colpito è di grande aiuto per conoscersi e per capire cosa veramente ci piace.

Ritorna in questo il concetto espresso da Dominique Loreau nel suo L’arte delle liste dove si dice che una lista non è necessariamente un elenco puntato, può benissimo essere un insieme di cose, di immagini ad esempio. In questa circostanza la bacheca di Pinterest ci aiuta a raccogliere le immagini di ciò che ci piace e che quindi ci definisce.

Tra le splendide immagini scelte su Pinterest da Chiara troverai in prevalenza l’elemento del bianco che, in quanto colore puro, aiuta a dare ariosità e ad ampliare gli spazi.

Gli altri due minimi comuni denominatori sono il verde, che offre un tocco naturale e procura benessere, e l’elemento di personalizzazione degli spazi.

La personalizzazione si può ottenere con un tocco di colore speciale, una carta da parati, un quadro, una stoffa o un qualsiasi elemento che rappresenti – per dirla alla Maxwell Gilligham-Ryan, autore di Apartment therapy – il “cuore” dell’ambiente.

 

I sette requisiti

L’ambiente giusto per lavorare da casa deve:

– essere luminoso;

– avere prevalenza di bianco ma con un giusto tocco di colore;

– contenere una superficie di appoggio ampia e sgombra dal superfluo;

– sfruttare gli spazi verticali;

– avere possibilmente una finestra sul mondo;

– avere l’arredo giusto.

Non tutti hanno a casa uno spazio esclusivo per il lavoro

Se non hai la possibilità di una stanza dedicata al lavoro, puoi scomporre idealmente l’ufficio in piccole aree.

La zona “scrivania” sarà dove c’è un tavolo dove potersi appoggiare, la scaffalatura per l’archiviazione dei documenti, magari in una mensola dedicata nel salotto, la stampante in un’altra area, e la cancelleria in un mobile dell’ingresso.

Come esistono gli “alberghi diffusi”, avrai così il tuo “ufficio diffuso” in casa!

Non sarà la situazione ideale, ma come si suol dire: “di necessità virtù”.

Il nucleo centrale di questo “ufficio diffuso” dovrà essere ovviamente il tavolo dove sarà collocato il computer, un blocco per scrivere, un portapenne e magari un bicchiere di acqua o una tazza di tè.

Ci dovranno essere meno cose possibile, solo quelle essenziali, facili da riporre nel momento in cui il tavolo dovrà recuperare la sua funzione originaria, magari per un pranzo o cena, o tornare ad essere la scrivania in camera dei figli.

Alcune regole base da rispettare

Che si tratti di un luogo ideale o di progettare il proprio spazio di lavoro in casa è sempre importante darsi delle regole. Queste sono d’aiuto per fare in modo che lo spazio sia sfruttato al meglio e sia funzionale.

Ecco che ci vengono in aiuto alcune delle regole e dei metodi principali del professional organizing:

– Less is more

– Regola dei tre quarti

– La regola del bersaglio

– Regola dell’80/20

– Organizzazione per categorie

– L’uso di etichette

Accessori ed elementi di arredo

A seconda delle aree, possono essere davvero utili i seguenti accessori:

Piano di lavoro: alzatina, sottobicchiere, portapenne a scomparti

Pareti: lavagne magnetiche, bacheche, calendari

Cassetti e piccoli spazi: divisori e mini-contenitori per separare

Lo spazio di lavoro virtuale

Oltre allo spazio fisico è molto importante gestire al meglio anche quello digitale. Nel libro ci sono tanti spunti su come tenere organizzato il desktop, l’hard disk, le memorie esterne e lo spazio di archiviazione su cloud.

L’archiviazione

Nonostante la dimensione virtuale sia ormai predominante, ci sono ancora tanti documenti che è meglio stampare per una veloce consultazione o documenti che è necessario archiviare in formato cartaceo.

Per questo si possono utilizzare alcuni raccoglitori ad anelli, pochi, ma ben disposti, e dello stesso colore per le diverse categorie, così da risultare pratici ed esteticamente piacevoli.

L’importante è che siano ben catalogati ed etichettati a dovere.

Oltre lo spazio fisico

Uno spazio fisico ben organizzato funziona solo se si presta attenzione anche alla gestione del tempo, all’utilizzo degli strumenti giusti e alla costruzione di buone abitudini.

Prima di suggerire una soluzione, Chiara, spiega quanto l’avere più consapevolezza del proprio modo di lavorare e impiegare il tempo lavorativo sia un punto di partenza imprescindibile.

Solo dopo questa fase potrai ri-organizzare a dovere il tuo spazio di lavoro a sostegno delle tue attività e del tuo modo di lavorare.

 

I DO e DON’T

Il libro si conclude con uno schema molto preciso ed allo stesso tempo divertente su cosa andrebbe fatto e non fatto lavorando da casa.

Mi piace moltissimo l’ultimo punto: fatto è meglio di perfetto!

Spesso è proprio questo che blocca le persone: la tendenza alla perfezione, la paura di sbagliare e l’abitudine a procrastinare.

La nostra figura professionale deve aiutare a capire anche questo, quindi buona lettura!

 

 

Maria Cristina Fusari

www.mariacristinafusari.it

 

 

Bibliografia:

L’arte delle liste, Dominique Laureu, 2012, Vallardi Editore

Apartment therapy, Maxwell Gilligham-Ryan, 2006, Edizioni Il Punto di Incontro per ed.Italiana 2010

IL MIO UFFICIO IN CASA, Organizzazione a portata di freelance – Chiara Battaglioni, edito da Chiara Battaglioni.