I 10 passi per organizzare i contenuti di un’email per renderla proficua

L’email è uno degli strumenti più utilizzati al mondo pensiamo a quante email inviamo o riceviamo al giorno o in un’ora.

Un sondaggio di Adobe datato 2016 e realizzato negli Stati Uniti su un campione di mille “colletti bianchi” evidenzia come ogni impiegato spenda in media oltre quattro ore al giorno incollato alla posta elettronica, per un totale di cinque anni nel corso della propria carriera.

Secondo Internet Live Statsogni secondo vengono inviate più di 2.600.000 email.

Tuttavia l’enorme flusso di email inviato e ricevuto ogni giorno non sempre garantisce che l’email raggiunga l’obiettivo per cui è stata inviata o che i contenuti di questa email siano ben comprensibili o chiari per i destinatari.

E allora cosa possiamo fare per rendere produttiva la nostra email e raggiungere con più facilità l’obiettivo che ci siamo prefissati prima di  scriverla e inviarla?

Ecco, di seguito,  i dieci passi per rendere proficua l’email organizzando i contenuti:

  1. definire l’oggetto per entrare subito in contatto con l’interlocutore, così fin dall’inizio sarà chiaro di cosa vogliamo parlare
  2. essere immediati già dalle prime righe, riassumendo subito di cosa si parlerà nelle righe successive
  3. mantenere una certa coerenza, il testo dell’email deve essere coerente all’oggetto, dall’inizio alla fine
  4. prediligere testi brevi, un testo troppo lungo perde di efficacia e attenzione
  5. puntare alla chiarezza, bisogna scrivere per chi legge, la mancanza di chiarezza spesso è sintomo di mancanza di volontà e di intenzioni concrete
  6. utilizzare i paragrafi, da un punto di vista visivo la suddivisione in paragrafi, alleggerisce e dà respiro e costituisce un aiuto alla lettura, spesso molto gradito al lettore
  7. fare degli elenchi, soprattutto se è necessario comunicare una possibilità di scelta, l’elenco infatti facilita la lettura e definisce le possibilità
  8. facilitare la comprensione, grazie a termini espliciti, diretti e concreti, è un’azione utile per chi riceve un’email
  9. indurre all’azione, se è necessario un parere, una risposta, o esiste una scadenza è bene specificarlo e fare richieste precise, risparmiando così il tempo di tutti
  10. rileggere sempre prima di inviare, bastano pochi secondi a rileggere un’email evitando così di commettere errori

Da ultimo teniamo presente cosa ci consiglia Dan Munz, Senior Advisor at the U.S. Department of State, su come scrivere una buona email:

  1. Scrivi l’email.
  2. Cancellane la maggior parte.
  3. Invia.

E non dimenticarti di seguire i nostri consigli di organizzazione!

Organizzare Italia

 

 

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