«Un’agenda per organizzarli, un’agenda per trovarli, un’agenda per fermarli e nel tempo incasellarli»

Parliamo di incontri, appuntamenti, impegni e calendari.

E di sprechi.

Avete presente quelle riunioni infinite con tantissimi partecipanti, in presenza o da remoto?

Bello includere tutte e tutti, ma sapete valutare il costo di una riunione e l’effettiva efficacia?

La chiave è qui: un’agenda organizzata sulla base delle proprie esigenze aiuta a non sprecare tempo… e soldi!

Se vi sembra che stia esagerando nell’attribuire tutta questa importanza a un’agenda in merito alle riunioni, aspettate un secondo e partiamo dall’inizio.

La consulenza di una persona che svolge il ruolo di professional organizer è importante per riuscire ad adattare l’agenda affinché dia delle risposte al volo. Non solo come promemoria, ma anche come valore.

La sola visione di insieme aiuterà a riconoscere l’importanza dei vostri impegni.

A organizzarli, a trovarli, a fermarli e a incasellarli.

I primi due ingredienti che servono per ottenere dei validi risultati sono adattabilità e personalizzazione.

Per capire come riempire un’agenda, fisica o digitale, chi si occupa di organizzazione vi aiuterà a fare un’analisi approfondita delle esigenze, del vostro stile di vita, delle abitudini lavorative e delle preferenze.

Questo può includere la frequenza e il tipo di impegni, la gestione delle priorità e la preferenza tra supporti digitali o cartacei. E il costo orario.

Quanto costa il vostro tempo?

Nella maggior parte dei lavori, le persone svolgono attività che costano molto perché, se portate a termine, permettono di ottenere dei risultati significativi. Ma non sono certo gli unici compiti e, infatti, le giornate lavorative sono fatte anche di attività secondarie, ma comunque necessarie.

Il riconoscimento di queste due aree permette di definire l’agenda, con l’obiettivo di non mischiare le attività ad alto valore con quelle a basso valore. Permette di capire cosa delegare e anche cosa lasciare fuori dall’agenda.

In merito all’esempio iniziale, l’invito o l’organizzazione di una riunione con tantissimi partecipanti è un campanello di allarme e l’agenda vi aiuterà a capire come posizionare (o evitare) quell’incontro.

Integrando, ad esempio, dei codici colore, tag o filtri specifici, l’agenda può diventare uno strumento in grado di avvisare quando una riunione potenzialmente onerosa è in programma. Un codice colore rosso può indicare un impegno che richiede una valutazione critica del ritorno sull’investimento del tempo (e non solo).

In questi casi, l’agenda aiuta a prendersi un momento per valutare delle soluzioni alternative, come la condivisione di aggiornamenti tramite email, l’uso di lavagne interattive o l’organizzazione di sistemi per la gestione dei progetti, riducendo così la necessità di incontri sincroni.

Con la pianificazione settimanale in fase di definizione, è possibile ripensare l’approccio alle riunioni, limitando i partecipanti e definendo obiettivi chiari per ogni incontro, per assicurare che il tempo speso in riunioni sia effettivamente giustificato.

Per farlo, ci sono diversi criteri da seguire che passano dalla classificazione degli impegni in base al valore, allo sforzo, all’importanza e all’urgenza.

La consapevolezza alla base di un’agenda

Svolgere il ruolo di professional organizer significa aiutare le persone a conoscersi meglio e a organizzare di conseguenza lo strumento migliore. Si va da aspetti legati alla consapevolezza di quanto vale il nostro tempo insieme alla capacità di prendere decisioni migliori, per arrivare ad aspetti più tecnici come la possibilità di aggiungere promemoria, la necessità di creare viste giornaliere o settimanali, la sincronizzazione con altri dispositivi e l’integrazione con i sistemi già in uso.

Senza dimenticare delle soluzioni risparmia tempo, come la predisposizione di modelli specifici per gli appuntamenti ricorrenti, la creazione di codici colore per categorizzare i tipi di impegni o la definizione di filtri e tag per semplificare la ricerca e l’organizzazione delle informazioni.

La consulenza prevede anche una sorta di formazione per permettere al cliente di portare avanti un uso efficace dello strumento scelto e del processo impostato.

Abbiamo parlato anche di adattabilità dell’agenda, che vuol dire adattare i blocchi di tempo rispetto ad altri fattori come il rendimento o la costruzione di un filo logico da seguire per evitare l’eccessiva frammentarietà delle giornate. In poche parole, cercare di salvare tempo e attenzione dal rischio di continuare a saltare da una cosa all’altra senza criterio.

Quali sono i fattori principali da considerare per personalizzare un’agenda?

• Le viste giornaliere, settimanali o mensili: per avere una visione del breve e lungo periodo.
• L’uso di blocchi del tempo: l’agenda potrebbe essere organizzata tenendo conto di diversi fattori (ad esempio, il valore).
• I codici colore: per distinguere tra incontri di lavoro, appuntamenti personali, scadenze importanti o trasferte e viaggi.
• Gli spazi per obiettivi settimanali e priorità: per mantenere la focalizzazione sugli aspetti più importanti.
• Gli spazio per gli appunti: in merito a quello che potrebbe emergere durante una riunione o una telefonata.
• Gli spazi per l’ispirazione: dove annotare idee o riferimenti che possono essere utili per i progetti futuri.
• I promemoria: per non dimenticare le scadenze, le riunioni e i tempi di lavorazione.
• L’organizzazione del lavoro e della vita personale: per aiutare a mantenere un equilibrio tra le due aree.
• La pianificazione dei pasti: per organizzare la spesa e preparare i pasti in anticipo, risparmiando tempo e stress.
• Lo spazio per il tempo libero: per proteggere il benessere personale.

Ogni agenda richiede una grande personalizzazione per adattarsi allo stile di vita, alle esigenze e alle preferenze del cliente, con il fine di gestire gli spazi della vita e del lavoro. E per capire meglio quanto costa il vostro tempo (e anche quello degli altri).

Debora Montoli

www.presentedaremoto.it