Il filosofo greco Eraclito affermava che «l’unica costante è il cambiamento» e, guardandosi attorno, non possiamo che riconoscere questa grande verità. Dalla natura che muta di colore con l’alternarsi delle stagioni, passando per le maree e i cicli lunari, l’universo intero ci ricorda che il cambiamento fa parte della vita: ne è l’essenza stessa. Allora, perché gli esseri umani faticano così tanto ad accettare questa continua trasformazione? Spesso si rimpiangono i tempi passati, più per nostalgia che per avversità al nuovo, e molti provano timore a uscire dalla zona di comfort. La realtà è che, nella vita come nel lavoro, accogliere il cambiamento è l’unico modo per evolversi e guardare lontano, senza però dimenticare i propri valori e l’esperienza che, nel tempo, plasma ognuno di noi come professionista e come persona.
La figura del Professional Organizer è l’emblema dell’adattamento al cambiamento: si tratta infatti di una professione nata in risposta a un bisogno relativamente recente: trovare un ordine nell’eccesso di oggetti, di informazioni e di pensieri. Un bisogno che, in un passato caratterizzato da maggiore indigenza e scarsità materiale, era sicuramente meno sentito di oggi. Ma non si tratta solo di una richiesta relativa agli oggetti, anche il modo di lavorare è cambiato negli ultimi settant’anni con l’avvento della digitalizzazione nelle mansioni impiegatizie e una sempre maggiore quantità di dati e informazioni con cui si entra in contatto ogni giorno.
I professionisti e le professioniste dell’organizzazione rispondono quindi a una nuova esigenza dettata dal cambiamento, sono chiamati ad approcciarsi a esso con una mentalità aperta e curiosa ma, dal periodo della pandemia di Covid-19 in poi, questo ha iniziato ad accelerare in misura sempre maggiore. Le recenti innovazioni in ambito lavorativo (telelavoro, smart working, intelligenza artificiale), che normalmente avrebbero richiesto decenni per essere accolte e implementate in modo graduale, sono infatti diventate la normalità in una manciata di anni.
In questo articolo si identificano cinque modi con cui la figura del Professional Organizer può affrontare il cambiamento continuo che caratterizza l’attuale mondo del lavoro, con l’obiettivo di evolversi e aggiornarsi, ma senza mai dimenticare i valori che stanno alla base della sua professione: una struttura organizzativa personalizzata, la capacità di mantenere la concentrazione, la formazione continua, l’attenzione verso i clienti, la qualità e l’autenticità del lavoro.
Adattarsi senza perdere di vista struttura organizzativa e valori di fondo
Se è vero che il cambiamento è parte integrante della vita, è altrettanto vero che per potere dare il meglio nel nostro lavoro, dobbiamo avere e custodire con cura una struttura di fondo. Si tratta delle routine quotidiane, dei supporti organizzativi che si utilizzano per tenere traccia degli impegni: tutti gli elementi che rimangono costanti nel tempo e che sentiamo profondamente nostri. Avere una struttura organizzativa permette infatti di navigare con fiducia nel mare del cambiamento, aggiustando le vele senza perdere di vista l’orizzonte.
Ad essa si accompagnano i propri valori, quei capisaldi etici che si portano nel lavoro e che contraddistinguono il modo di operare con i clienti: attenzione, ascolto, atteggiamento non giudicante, ricerca della qualità, trasparenza delle informazioni. I valori in cui ci riconosciamo come persone a 360 gradi e che fanno di noi ciò che siamo con autenticità, perché sul lavoro nessuno dovrebbe essere costretto a indossare una maschera o ad adeguarsi a pratiche che non condivide.
Mantenere la concentrazione in un mondo sempre più distratto
Nel suo libro Deep Work, l’autore americano Cal Newport parla dell’importanza della capacità di concentrarsi e mantenere il focus, oggi più strategica che mai, in un contesto sociale e professionale caratterizzato da distrazioni costanti. Notifiche, interruzioni e la naturale tendenza alla procrastinazione ci allontanano dal raggiungimento dei nostri veri obiettivi, e vanno di pari passo con un lavoro più superficiale e la tendenza al multitasking.
Il ruolo del Professional Organizer è anche quello di sensibilizzare i propri clienti alla ricerca dell’efficacia e della qualità, valori che difficilmente si conciliano con le continue distrazioni durante lo svolgimento del lavoro. Lo smartphone non è necessariamente il colpevole perché, in quanto strumento, tutto dipende dall’uso che se ne fa. Sapere cavalcare l’onda del cambiamento significa anche non accettare in modo acritico tutte le novità pensando che il nuovo sia automaticamente qualcosa di valore. È necessario guardare alle innovazioni con curiosità facendole diventare parte della nostra routine professionale se si pensa possano apportare un beneficio oggettivo, per non correre il rischio di ritrovarsi con un numero crescente di applicazioni e strumenti in apparenza utili, ma che, se portati all’eccesso, non fanno che complicare il lavoro e distrarre da ciò che conta davvero.
Coltivare la curiosità e non smettere mai di (in)formarsi
Chi opera come consulente non può prescindere dalla formazione continua. Reinterpretando la celebre frase di Simone De Beauvoir, “Professional Organizer non si nasce, si diventa” ognuno di noi può avere una propensione più o meno spiccata per l’organizzazione, ma questo non è sufficiente a qualificarci come professionisti. Occorre formarsi per un lavoro che non si improvvisa ma si coltiva nel tempo grazie ad esperienza acquisita, formazione e approfondimento, e un approccio aperto verso le novità che riguardano metodi e strumenti organizzativi. Serve anche informarsi leggendo, scoprendo e condividendo conoscenze con colleghi e colleghe, o estendendo la propria rete professionale a persone che lavorano in ambiti affini con le quali attivare collaborazioni proficue e arricchenti per entrambe le parti: designer di interni, psicologi e psicoterapeuti, consulenti del lavoro, etc.
Uno dei valori che APOI promuove è l’aggiornamento professionale continuo e, proprio per questo, tutti gli Associati e le Associate sono chiamati a rispettare un obbligo legislativo per potere rinnovare l’iscrizione. Si tratta di un’ottima opportunità per scoprire di più sulle diverse specializzazioni, approfondire aspetti trasversali alla professione, quali le tecniche di vendita o il personal branding, rimanere informati sulle novità più recenti e fare rete. Non un obbligo, quindi, ma un’opportunità. Con lo stesso spirito, i Professional Organizer guardano al cambiamento e all’innovazione e si informano per comprenderlo al meglio.
Clienti diversi, approcci su misura
Il modo con cui i professionisti e le professioniste dell’organizzazione si relazionano con i loro clienti non può essere sempre identico, ma deve adattarsi ai loro bisogni – anche a quelli inespressi, al loro livello di energia ed entusiasmo nell’intraprendere il percorso di consulenza e, naturalmente, alla particolare situazione di vita in cui ciascuno si trova al momento del primo contatto. Il tipo di intervento proposto a una cliente che cerca consigli pratici per ritagliarsi tempo per sé stessa tra i tanti impegni lavorativi e personali sarà profondamente diverso dal percorso intrapreso con una manager che chiede supporto per snellire i processi di lavoro interni al suo team.
I Professional Organizer devono sapersi adattare con flessibilità alla persona che si trovano di fronte al momento dell’intervento, sapere accettare eventuali deviazioni dal percorso inizialmente stabilito, mettere in conto una modifica delle tempistiche della consulenza. È importante rispettare i ritmi di ciascuno, accogliere esigenze che possono multare anche nel tempo della consulenza stessa, calibrare il percorso sulla situazione specifica del singolo cliente. Solo così è possibile offrire un servizio davvero sartoriale e in grado di fare la differenza. Tutto questo richiede apertura, occhio critico e, non da ultimo, la capacità di accogliere il cambiamento come fonte di crescita e apprendimento continuo.
Intelligenza artificiale: è ora di affrontare l’elefante nella stanza
Qualunque sia il rapporto di ciascuno di noi con l’intelligenza artificiale, è innegabile che l’introduzione di questa tecnologia stia influenzando profondamente il modo di lavorare, di cercare informazioni e di gestire le attività quotidiane. La rapidità con cui applicazioni come ChatGPT, Gemini, Claude, etc. sono entrati nei nostri dispositivi e nelle nostre vite è stata fulminea e, come spesso accade, molte persone hanno accolto la novità vedendone soltanto i risvolti positivi, ma senza soffermarsi a riflettere sulle conseguenze o sul modo più efficace di utilizzarla a loro vantaggio.
I professionisti e le professioniste dell’organizzazione, così come tutte le altre figure consulenziali e i lavoratori della conoscenza, non possono più ignorare la grande trasformazione portata dall’intelligenza artificiale. Come in tutte le cose, sta al singolo professionista trovare il giusto equilibrio tra un utilizzo smodato e acritico da un lato – che può compromettere la qualità del proprio lavoro e far perdere la capacità di trovare soluzioni in autonomia – e un totale chiusura dall’altro lato, controproducente e poco lungimirante poiché si rischia di precludersi i vantaggi che le applicazioni di intelligenza artificiale possono apportare: snellire processi, automatizzare compiti ripetitivi, sintetizzare informazioni, etc.
Organizzazione e cambiamento sono quindi alleati?
In occasione della Settimana dell’Organizzazione 2026, APOI intende sensibilizzare le persone al valore dell’organizzazione come competenza utile e strategica in tanti ambiti della vita. Chi per indole è molto organizzato, spesso fatica ad adattare il suo modo di vivere e lavorare ai cambiamenti, specialmente quando questi sono numerosi e rapidi. Diventa quindi essenziale vedere il cambiamento come una spinta a guardare al di là delle nostre routine, ad accogliere quanto c’è di positivo in esso, a imparare qualcosa di nuovo per aprirsi a nuove prospettive ed esperienze. Una buona pratica per tutti, soprattutto per chi ha fatto dell’organizzazione la sua professione.
