Organizzare un viaggio significa anche organizzare tempo, informazioni ed energie.
Viaggiare può essere un’esperienza ancora più ricca quando la preparazione aiuta a lasciare spazio a ciò che conta davvero: scoprire, vivere, osservare e godersi il percorso. In questo contesto, le competenze del Professional Organizer possono trovare un’interessante applicazione anche nell’organizzazione del viaggio, dalla gestione delle informazioni alla pianificazione dell’itinerario, fino alla preparazione degli aspetti più pratici.
Ne parliamo con Maria Vittoria Caporale, Professional Organizer, Associata Senior qualificata APOI e Food Communicator, che ha trasformato il proprio metodo personale di ricerca e organizzazione dei viaggi in un nuovo ambito professionale. Dalla selezione delle informazioni alla gestione degli spazi e dei tempi, Maria Vittoria racconta come l’organizzazione possa aiutare a costruire esperienze di viaggio più consapevoli, personalizzate e funzionali.
Un percorso che mostra anche come le competenze del Professional Organizing possano dialogare con esperienze professionali diverse e dare vita a nuove opportunità.
Viaggi e organizzazione sembrano due mondi naturalmente collegati: in che modo le competenze da Professional Organizer possono migliorare concretamente l’esperienza di viaggio?
La mia figura professionale può intervenire su due fronti.
Da una parte può aiutare la persona a costruire metodi e strumenti utili all’organizzazione del viaggio, che poi possono essere interiorizzati e riutilizzati anche per i viaggi successivi. Penso, per esempio, alle liste, all’organizzazione dei documenti e dei file utili, alla gestione delle informazioni o alla parte più materiale: capire cosa portare, come organizzarlo e come ottimizzare al meglio gli spazi a disposizione, soprattutto quando ci si muove spesso o si affrontano viaggi itineranti.
Dall’altra parte, ed è l’ambito che sto iniziando a sviluppare maggiormente, può esserci un supporto diretto alla costruzione del viaggio stesso, attraverso itinerari personalizzati che tengano conto delle esigenze, degli interessi, dei tempi e di ciò che la persona vuole davvero vivere. L’itinerario può comprendere anche indicazioni pratiche, strumenti e piccoli accorgimenti utili per muoversi meglio nella destinazione: dalle app locali agli strumenti utili per orientarsi e utilizzare i sistemi di trasporto, fino a quelle informazioni che spesso si scoprono solo dopo essere arrivati.
In questo secondo caso il valore è anche quello di sollevare il viaggiatore da tutta la parte di ricerca, selezione e organizzazione preliminare, lasciandogli una struttura già pronta da utilizzare durante il viaggio.
In entrambi i casi, la parte fondamentale è l’ascolto. Un servizio personalizzato funziona solo se parte dalla persona: dal suo modo di viaggiare, dalle sue abitudini, dalle sue priorità, dal livello di autonomia che desidera avere e anche da ciò che, invece, vuole delegare. È qui che entra una competenza molto importante di ogni Professional Organizer: l’empatia, intesa come capacità di comprendere davvero bisogni e modalità della persona senza imporre un proprio modello.
Tu viaggi molto e dedichi molto tempo alla ricerca prima di partire. Come hai trasformato questo tuo metodo personale in un nuovo servizio professionale?
Viaggio molto, sia per lavoro sia per piacere, e negli anni mi è capitato anche di vivere tra città e Paesi diversi. Questo mi ha portata naturalmente a utilizzare tutte le mie competenze organizzative anche nella preparazione dei viaggi e dei miei spostamenti, non solo nella costruzione degli itinerari, ma anche nella gestione pratica di tutto ciò che accompagna il viaggio: come distribuire ciò che serve, ottimizzare gli spazi disponibili e rendere più semplici gli spostamenti da una tappa all’altra.
È un metodo che ho sperimentato prima di tutto su di me: ricerca, raccolta delle informazioni, confronto tra fonti diverse, selezione, costruzione delle tappe e gestione dei tempi.
Con il tempo mi sono resa conto che era qualcosa che le persone osservavano e su cui iniziavano a chiedermi consigli: come avevo trovato un certo posto, come ero arrivata a costruire un itinerario particolare, come riuscivo a mettere insieme luoghi molto diversi senza rendere il viaggio dispersivo.
Nel mio caso c’è poi un taglio molto preciso, perché il viaggio si intreccia con il mio lavoro da Food Communicator. Molte persone sono incuriosite non solo dai luoghi che visito, ma anche da come arrivo a costruire certi itinerari, soprattutto dal punto di vista gastronomico.
Da qui è nata l’idea di trasformare questo metodo in un servizio professionale vero e proprio, mantenendo sempre una forte personalizzazione rispetto alla persona, al tipo di viaggio e alle sue priorità.
La personalizzazione, per me, parte proprio da qui: non costruire il viaggio che farei io, ma capire quale viaggio ha senso per quella persona. È un passaggio che richiede ascolto, domande e una certa sensibilità nel cogliere bisogni che a volte non vengono espressi in modo immediato.
Oltre a essere Professional Organizer, sei anche Food Communicator. Come si incontrano queste due competenze quando progetti un viaggio?
La parte da Professional Organizer è per me la base dell’organizzazione di qualsiasi viaggio, indipendentemente dalla destinazione, dalla motivazione o dal tipo di esperienza.
Ci sono due piani che considero sempre: quello materiale e quello del tempo. Da una parte tutto ciò che riguarda quello che devo portare con me, come organizzo i miei spazi, i bagagli e ciò che mi serve. Dall’altra c’è la gestione del tempo: capire prima cosa voglio vedere, come distribuire le attività, quali priorità darmi e come evitare spostamenti inutili.
A questa base organizzativa si aggiunge poi la mia esperienza da Food Communicator. Il cibo è uno dei modi principali attraverso cui conosco e racconto i luoghi, quindi nella ricerca entrano locali, mercati, produttori, tradizioni e progetti gastronomici.
Il metodo nasce proprio dall’incontro tra queste due competenze: organizzazione e ricerca gastronomica. Non si tratta quindi di creare una lista di indirizzi, ma di costruire una selezione coerente con il viaggio, con il luogo e con la persona.
Anche la scelta di dove dormire può essere affrontata con un approccio da Professional Organizer?
Sì, soprattutto perché la scelta dell’alloggio ha un impatto diretto sulla gestione del tempo e delle energie durante il viaggio.
Avere già chiaro l’itinerario permette di scegliere in modo più sensato dove fermarsi, evitando magari strutture molto belle ma poco funzionali rispetto alle zone che si vogliono visitare o agli spostamenti previsti.
Nel mio caso entra anche un’altra componente: il mio interesse professionale per il mondo dell’ospitaltità . Questo mi porta a fare una ricerca non solo sulla posizione, sul prezzo o sui servizi, ma anche su progetti di ospitalità particolarmente interessanti e coerenti con il tipo di esperienza che la persona vuole vivere.
Quindi la scelta della struttura diventa parte integrante dell’itinerario, non un elemento separato. Anche qui il criterio non è trovare in assoluto “l’hotel migliore”, ma quello più sensato per quel viaggio e per quella persona.
Oggi siamo sommersi da guide, recensioni, social e consigli online. Quanto conta, nel viaggio, saper selezionare le informazioni giuste?
Conta moltissimo. Oggi il problema non è trovare informazioni: è capire quali siano realmente utili per noi.
Prima ancora di selezionarle, bisogna capire che viaggio vogliamo fare e che tipo di viaggiatori siamo. È questo che cerco sempre di comprendere quando una persona mi chiede supporto.
Le fonti disponibili sono infinite e anche piattaforme come TikTok possono essere utilissime per avere una prima idea di una città. Il punto è capire cosa ci viene proposto e quanto sia coerente con quello che stiamo cercando.
Se sono un viaggiatore interessato a determinati progetti di ospitalità o gastronomia, oppure se voglio scoprire luoghi meno conosciuti e fuori dalle rotte più turistiche, dovrò fare una ricerca molto diversa rispetto a quella che mi restituisce semplicemente i dieci posti più virali del momento.
E questa ricerca richiede tempo. Bisogna confrontare fonti diverse, verificare informazioni, capire quali contenuti siano affidabili, eliminare ciò che non è pertinente e costruire una selezione che abbia davvero senso.
È proprio qui che entra il valore del lavoro di ricerca: non avere più informazioni, ma trasformarne moltissime in poche informazioni realmente utili, coerenti e utilizzabili.
L’organizzazione di un viaggio non riguarda soltanto itinerari e prenotazioni. In quali altri aspetti pratici può intervenire la tua figura professionale? Soprattutto in tutto il lavoro che c’è prima della partenza.
Si può lavorare sulla scelta di cosa portare, sulla costruzione di liste riutilizzabili e sull’organizzazione vera e propria della valigia.
Poi ci sono tanti aspetti pratici che spesso vengono sottovalutati ma che durante un viaggio possono fare una grande differenza: adattatori, caricabatterie, power bank, porta-documenti, organizer da viaggio, contenitori e piccoli strumenti che aiutano a tenere tutto ordinato e facilmente accessibile.
A questi si aggiungono tutte quelle informazioni pratiche che possono rendere il viaggio molto più fluido. Penso, per esempio, alle applicazioni più utili in un determinato Paese: quelle per orientarsi sui mezzi pubblici, per acquistare biglietti, per utilizzare servizi di taxi locali o semplicemente per comunicare e muoversi con maggiore facilità. A volte sono dettagli che sembrano marginali, ma conoscerli prima può far risparmiare moltissimo tempo ed energia una volta arrivati. Anche questo tipo di ricerca, per me, fa parte dell’organizzazione: non soltanto sapere cosa vedere, ma capire quali strumenti possono aiutare concretamente a vivere meglio il viaggio.
Anche la documentazione ha un ruolo importante: sapere quali documenti servono, dove conservarli, quali avere a portata di mano e come organizzare eventuali copie digitali.
L’obiettivo non è portare più cose, ma avere quelle giuste, organizzate in modo funzionale, evitando dimenticanze, doppioni e stress inutili.
La parte dell’itinerario entra invece in gioco soprattutto durante il viaggio: mappe e strumenti ben organizzati permettono di muoversi in modo più libero, perché la parte di ricerca e struttura è già stata fatta prima.
Qual è, secondo te, la differenza tra un viaggio semplicemente pianificato e un viaggio realmente organizzato?
Per me un viaggio poco pianificato può essere bellissimo, se è una scelta consapevole. Ci sono viaggi in cui si decide volutamente di lasciare molto spazio all’improvvisazione, e va benissimo così.
Il problema nasce quando si desidera fare un certo tipo di viaggio, magari complesso, lontano o costoso, ma si parte senza avere una reale organizzazione alle spalle.
In una grande metropoli o in un viaggio con molte tappe, la mancanza di struttura può portare a perdere molto tempo, a fare spostamenti poco sensati o semplicemente a non riuscire a vedere e vivere ciò che ci interessava davvero.
C’è poi un altro aspetto per me molto importante: l’energia. Quando partiamo per un viaggio siamo carichi, curiosi e desiderosi di scoprire. Trovarsi proprio in quel momento a dover continuamente cercare informazioni, confrontare opzioni, capire dove andare, come spostarsi o dove mangiare significa utilizzare tempo ed energia mentale in attività che avremmo potuto gestire prima.
Quell’energia, invece, dovrebbe essere dedicata alla scoperta, all’esperienza e al luogo in cui siamo.
Per me organizzare significa proprio questo: fare prima una parte del lavoro per poter essere più presenti durante il viaggio.
L’organizzazione dà consapevolezza dei propri tempi, degli spazi, delle distanze e delle possibilità reali. Non toglie spontaneità, ma crea una base solida che permette poi di muoversi con più libertà, sicurezza e, soprattutto, consapevolezza.
