VADEMECUUM: un’email proficua

Come rendere proficua un’email organizzandone i contenuti:

  • definire l’oggetto per entrare subito in contatto con l’interlocutore, fin dall’oggetto sarà chiaro di cosa vogliamo parlare
  • essere immediati già dalle prime righe, riassumendo fin dall’inizio di cosa si parlerà nelle righe successive
  • mantenere una certa coerenza, il testo dell’email deve essere coerente all’oggetto, dall’inizio alla fine
  • prediligere testi brevi, un testo troppo lungo perde di efficacia e disperde l’attenzione
  • essere chiari, la mancanza di chiarezza spesso è un segnale di cattiva volontà e di intenzioni poco concrete
  • utilizzare i paragrafi, da un punto di vista visivo la suddivisione in paragrafi, alleggerisce e dà respiro, un aiuto alla lettura, spesso molto gradito
  • usare gli elenchi, soprattutto se è necessario comunicare una possibilità di scelta, l’elenco facilita e definisce
  • facilitare la comprensione, grazie a termini espliciti, diretti e concreti, è un’azione utile a chi invia e riceve un’email
  • indurre all’azione, se è necessario un parere, una risposta o esiste una scadenza, è bene specificarlo e farne richiesta precisa, si risparmierà così il tempo di tutti
  • rileggere sempre prima di inviare, bastano una manciata di secondi a rileggere un’email e fare così un lavoro migliore

Fabiola Di Giov Angelo
fabioladigiovangelo@hotmail.com

FABIOLA DI GIOVA ANGELO

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