Come rendere proficua un’email organizzandone i contenuti:

• definire l’oggetto per entrare subito in contatto con l’interlocutore, fin dall’oggetto sarà chiaro di cosa vogliamo parlare
• essere immediati già dalle prime righe, riassumendo fin dall’inizio di cosa si parlerà nelle righe successive
• mantenere una certa coerenza, il testo dell’email deve essere coerente all’oggetto, dall’inizio alla fine
• prediligere testi brevi, un testo troppo lungo perde di efficacia e disperde l’attenzione
• essere chiari, la mancanza di chiarezza spesso è un segnale di cattiva volontà e di intenzioni poco concrete
• utilizzare i paragrafi, da un punto di vista visivo la suddivisione in paragrafi, alleggerisce e dà respiro, un aiuto alla lettura, spesso molto gradito
• usare gli elenchi, soprattutto se è necessario comunicare una possibilità di scelta, l’elenco facilita e definisce
• facilitare la comprensione, grazie a termini espliciti, diretti e concreti, è un’azione utile a chi invia e riceve un’email
• indurre all’azione, se è necessario un parere, una risposta o esiste una scadenza, è bene specificarlo e farne richiesta precisa, si risparmierà così il tempo di tutti
• rileggere sempre prima di inviare, bastano una manciata di secondi a rileggere un’email e fare così un lavoro migliore

Fabiola Di Giov Angelo
fabioladigiovangelo@hotmail.com