Quando il Dr Jekyll e Mr Hide lavorano insieme…

APOI SERGIO

Organizzare fa rima con ottimizzare.

Quando sei giovane è facile rimanere abbagliato da questo genere di definizioni, così manichee: è tutto bianco o tutto nero. Lo è ancor di più se lavori in ufficio, dove ottimizzare significa ottenere il massimo risultato con il minimo sforzo e il risultato è chiaramente esprimibile con dei numeri. Così si fa presto a sentenziare che “Tizio deve trattare il contratto al contrario di come fa oggi”. E magari tutto funziona benissimo. I primi 2 giorni. Ma poi capita un piccolo imprevisto (Tizio ha l’influenza) e tutto l’ambaradan si blocca. Prima non era mai successo.

Man mano che i capelli si diradano, la barba ingrigisce e le rughe cominciano a fare la loro comparsa, diventa sempre più evidente che “Organizzare NON fa rima con ottimizzare”.

L’organizzazione dipende da un paio di fattori: in primis, dagli obiettivi che ci poniamo:

  • chi vuole minimizzare costi prende decisioni diverse da chi vuole aumentare il numero di pratiche evase;
  • chi vuole risparmiare tempo pensa diversamente da chi vuole avere sempre la scrivania sgombra.

Ecco, il punto importante è riuscire a stabilire cosa vuole il cliente. In genere, inizialmente, gli obiettivi sono molto generici (“voglio perdere meno tempo”) ed è compito del professional organizer far emergere qual è il reale problema facendo domande aperte, che lascino al cliente la possibilità di spiegarsi. (“Sì, ok. Meno tempo facendo cosa? Su quali operazioni passi la maggior parte del tuo tempo? Perché pensi che si possa fare meglio? Cosa succede mentre sei intento in quell’operazione? Quante volte ti interrompono?”) Le domande da preferire sono quelle che cominciano con Chi, Come, Quando, Perché, Dove; invece le domande che iniziano con verbi ausiliari o modali sono da evitare (“E’ giusto così?” porta alla risposta Sì, No, Forse, che non aggiungono niente e non permettono di scoprire i problemi).

Il secondo fattore da considerare è il contesto in cui quell’obiettivo deve essere raggiunto. Parlo di lavoro d’ufficio perché è il mio campo d’azione, ma vale anche per altri ambiti. Se, dopo aver esaminato i requisiti imposti dal cliente e le risorse a disposizione, estrai dal cilindro un nuovo meraviglioso metodo di lavoro, ma chi dovrebbe attuarlo si rifiuta, fa resistenza passiva o semplicemente è impossibilitato, allora non hai organizzato un bel niente.

Quindi, organizzare significa aver ben chiaro cosa si vuole ottenere e tutti i soggetti coinvolti devono essere genuinamente d’accordo su obiettivi e metodi per raggiungerli. E dico a te che comandi l’ufficio: no, non basta che il capo dica “Si fa così e niente discussioni!”

Proverò a fare un esempio in ambito domestico per spiegarmi. Cambierò i nomi dei protagonisti della storia per ovvi motivi di privacy.

Barbamamma si alza alle 6 ogni mattina per andare a lavorare. Barbapapà la segue qualche minuto dopo e si occupa di svegliare Barbafiglio e Barbafiglia, colazionarli e portarli a scuola. Barbapapà stabilisce che, per ottimizzare i tempi di tutti, ognuno deve rifarsi il proprio letto prima di uscire di casa. I primi giorni trascorrono più o meno ok, Barbafiglia (la piccola di casa) fa del suo meglio e tutti apprezzano lo sforzo; ma passano pochi giorni e Barbafiglia comincia a lasciare il letto sfatto. A nulla valgono i richiami, anzi. Finché Barbapapà chiede “Cara Barbafiglia, perché non vuoi più farti il letto?” La risposta è inattesa: “Perché non riesco a rimboccare le coperte dal lato contro il muro e rimangono le pieghe che mi fanno arrabbiare!” Già! Barbapapà non aveva considerato che le braccine di Barbafiglia erano troppo corte e non poteva fisicamente arrivare a farsi il letto. Noto il problema, organizzata la soluzione. E’ bastato spostare il letto di 20 cm dal muro per permettere a Barbafiglia di passare e rifarsi il letto. E continua ancora adesso, 10 anni dopo.

Ecco che emerge il profilo del professionista dell’organizzazione: una persona che conosce svariate tecniche e strumenti per ottenere un certo risultato, in grado di portare il cliente a definire esattamente quel che vuole e capace di usare un po’ di psicologia e abilità negoziale con tutti i soggetti coinvolti nelle modifiche che intende introdurre, allo scopo di trovare la migliore soluzione.

Insomma, per me due cose sono chiare: primo, non esistono soluzioni standardizzate buone per tutte le stagioni. Ognuno ha i propri problemi che vanno risolti in maniera personalizzata. Secondo, il PO è una sorta di Dr Jekyll e Mr Hide, un mix tra un arguto detective, un moderno Houdini e un sottile negoziatore, in cui le diverse personalità lavorano insieme per permettere ai propri clienti di raggiungere i propri obiettivi in maniera semplice e garantita.

Sergio Meinardi

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