Organizzazione al lavoro con il Professional Organizer

Interno giorno. In un ufficio qualsiasi.

“Ecco, sono di nuovo in ritardo!”

“72 email da leggere… Aiuto!”

“La relazione era qui… Che fine ha fatto?!”

“È già fine mese… E sono indietro con la fatturazione!”

“Ma come fa a far tutto!?”

Quante volte vi è capitato di vivere o di assistere a una (o più di una) tra queste scene?

Il mondo del lavoro è sempre più una sfida che siamo chiamati ad affrontare, giorno dopo giorno.

Open space affollati, rumorosi e caotici.

Capi esigenti oltre i limiti del possibile.

Colleghi disordinati e rompiscatole.

E tanto, tanto, tanto lavoro da portare a termine. Per ieri.

La quantità di informazioni in arrivo, il ritmo serrato delle richieste (di colleghi, collaboratori, capi e clienti) e la scarsa attenzione al benessere e alla qualità della vita del lavoratore, rendono lo stare in ufficio un incubo dal quale si spera di sfuggire, ogni giorno alle 7 (se va bene!) e nel fine settimana.

Un modo di lavorare che può (e deve) cambiare

L’organizzazione è un tassello fondamentale del lavoro in azienda (che, ironia della sorte, ha proprio tra i suoi sinonimi “organizzazione”).

La cattiva notizia è che troppo spesso questa competenza viene relegata alle capacità naturali e all’iniziativa del singolo, senza un vero e proprio progetto strategico di miglioramento delle competenze organizzative personali da parte della direzione.

Ma ci sono almeno due buone notizie.

La prima è che molte imprese stanno iniziando realmente a porre maggiore attenzione al benessere della persona sul lavoro. Solo per fare un esempio, sono in considerevole aumento in Italia i progetti di smart working nelle grandi aziende e non solo: il 2017 ha visto un incremento del +36% di progetti strutturati di smart working nelle grandi aziende, insieme a un più ridotto ma comunque interessante +7% nelle Pmi (piccole e medie imprese) e un +5% nella pubblica amministrazione (fonte: Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano).

Nei progetti di smart working, il lavoratore viene posto al centro di un cambiamento che investe la tecnologia, gli spazi di lavoro e le abitudini delle persone, in direzione di una maggiore flessibilità dei modi di lavorare e del tanto agognato work-life balance, l’equilibrio vita-lavoro.

La seconda buona notizia? È che un professionista dell’organizzazione può rappresentare una vera e propria risorsa, non solo per l’azienda, ma anche per il singolo lavoratore, al fine di migliorarne le competenze organizzative e avere un effetto concreto sulla qualità della vita in azienda.

Il professional organizer in azienda

Quali sono i problemi che un professional organizer può contribuire a risolvere nell’ambito del lavoro?

Ecco una lista (indicativa) dei diversi scenari nei quali un P.O. specializzato in questo settore può intervenire:

  • Assenza o difficoltà a mantenere l’ordine negli spazi individuali e condivisi
  • Archivi mal gestiti e disorganizzati
  • Riunioni inefficaci e improduttive
  • Dispersione delle energie e dell’attenzione del lavoratore durante la giornata
  • Difficoltà nell’individuare le priorità e mantenere il controllo sullo sviluppo dei progetti
  • Ottimizzazione del tempo personale
  • Scarsa produttività
  • Perdita di tempo dovuta alla mole di email e a un utilizzo poco efficiente degli strumenti di comunicazione
  • Utilizzo inadeguato degli strumenti di produttività e organizzazione del lavoro digitali e/o analogici

Concretamente, in che modo il professional organizer può intervenire e supportare manager e collaboratori nel migliorare la propria organizzazione del lavoro?

Le modalità sono principalmente due.

La formazione specialistica sulle tematiche organizzative.

Il time management e la gestione delle riunioni non sono argomenti nuovi nel mondo della formazione in azienda. Tuttavia, l’esperienza di chi ha partecipato a questi incontri è un generale scollamento con quella che è la realtà quotidiana.

La teoria poco risolve se non è supportata da un adeguato lavoro di messa in pratica delle indicazioni ricevute, che rispetti le caratteristiche e le idiosincrasie di ogni singola persona.

Ecco il motivo per cui il professional organizer, la cui attenzione è focalizzata sul benessere dell’individuo, associa i momenti di formazione collettiva a veri e propri percorsi di consulenza individuale, in cui il P.O. affianca il lavoratore, per un numero di ore che può essere definito con il committente del progetto, in un allenamento personalizzato delle competenze organizzative.

Questa è anche la ragione per cui, sebbene l’azienda non abbia (ancora) manifestato un interesse a questo tipo di iniziative, una persona può comunque chiedere aiuto a un professional organizer, il quale sarà in grado di concentrarsi sulle aree di miglioramento dell’organizzazione del singolo e aiutarlo in questo modo a trovare la sua personale organizzazione del lavoro.

Nella sezione Trova un P.O. del sito di Apoi sono disponibili le schede dei singoli professionisti e le loro aree di intervento.

Trova il professional organizer adatto a te e inizia da subito a cambiare la tua organizzazione sul lavoro.

Chiara Battaglioni

Associata Senior n. 29 e Consigliera Apoi

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